должностные инструкции zarabotu.ru


Должностная инструкция секретаря-референта

 

Секретарь-референт - сотрудник, необходимый практически любой компании. Именно секретарь-референт организует труд директора, ведет телефонные переговоры, регулирует поток посетителей, составляет проекты документов. Кроме того, он выполняет и контрольные функции - следит за тем, чтобы поручения руководства выполнялись точно и своевременно. Представляем вам должностную инструкцию этого специалиста.

 

Образец

 

ЗАО "Нерон" Закрытое акционерное общество "Нерон"

 

Должностная инструкция

 
                                                                Утверждаю
19.05.2005  N 13                                     Генеральный директор
                                                 (должность руководителя)
                                           Игнатов       О.Ю. Игнатов
                                          --------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     г. Москва                                      20.05.2005
     секретаря-референта                         -----------------
                                                     (дата)

1. Общие положения

 

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению менеджера по персоналу.

1.4. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- уставом организации;

- положениями о подразделениях организации;

- приказами (распоряжениями) руководства организации;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.6. Секретарь-референт должен знать:

- структуру организации, направление ее деятельности;

- фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

- положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;

- организацию труда руководителей;

- машинопись;

- правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;

- основы этики и эстетики, правила делового общения;

- основы трудового законодательства;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

- перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности.

1.6. Секретарь-референт должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний;

- пользоваться средствами связи и организационной техникой;

- работать на компьютере в операционной среде Windows;

- пользоваться Интернетом и электронной почтой;

- вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта (болезнь, отпуск и т.д.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

 

2. Функции

 

2.1. На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

- информационно-справочное обслуживание организации и документационное обеспечение ее деятельности;

- документирование деятельности совещательных органов организации;

- организационное обеспечение деятельности руководства;

- ведение кадровой документации и кадрового учета*(1).

 

3. Должностные обязанности

 

3.1. Секретарь-референт обязан:

- принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;

- контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;

- контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;

- обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;

- вести прием посетителей;

- по указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;

- вести кадровое делопроизводство*(2), а именно:

а) оформлять приказы по личному составу;

б) вести личные карточки формы Т-2;

в) вести трудовые книжки работников;

г) оформлять трудовые договоры и изменения к ним;

д) оформлять командировочные документы;

е) заполнять листки нетрудоспособности;

ж) вести табель учета рабочего времени;

з) выдавать справки о трудовом стаже и зарплате;

- выполнять машинописные и копировально-множительные работы;

- проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

- выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции.

 

4. Права

 

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать у руководителей подразделений необходимые материалы, а также объяснения о том, почему задания и поручения руководства не были выполнены в срок.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать документы по управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения о том, как можно улучшить документационное обеспечение деятельности организации и усовершенствовать методы управленческого труда.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально".

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

 

5. Ответственность

 

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Ненадлежащее качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации.

5.2. Небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов.

5.3. Разглашение сведений, имеющих гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально".

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 31 марта 2005 г. N 18.

 
     Начальник отдела кадров               Петренко   А.А. Петренко
 ---------------------------------------- ---------- ---------------------
 (руководитель структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи)
 
     19.05.2005
 
     Юрисконсульт                         Ивантеева    О.Л. Ивантеева
                                         ---------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     19.05.2005
 
     С настоящей инструкцией ознакомлена.
     Один экземпляр получила на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте
 
                                          Терехова    А.Д. Терехова
                                         ---------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     20.05.2005
 
     М.П.
 
     Оборот последнего листа
 
     В  данной  должностной  инструкции  пронумеровано,    прошнуровано и
заверено печатью шесть листов.
 
     Генеральный директор                   Игнатов      О.Ю. Игнатов
                                           ----------   ---------------
     20.05.2005
 

"Кадровое дело", N 5, май 2005 г.

 
-------------------------------------------------------------------------

*(1) Функцию по ведению кадрового делопроизводства можно возложить на секретаря, если в организации нет специалиста по кадрам.

*(2) Если на секретаря-референта возложена функция по ведению кадрового делопроизводства.


Еще

<<< машинистки (машинистки-оператора ПК)
стенографистки >>>

Интересное

Должностная инструкция экономиста ЖКХ Должностные инструкции медицинских работников Должностные инструкции работников общепита Культорганизатор Медсестра анестезист Обязанности санитарки Оператор поста централизации

Рейтинг:
  • Итоги рейтинга 1.33/5
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
1.3/5 (3 голоса)