Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Заключению трудового договора сопутствует предъявление лицом, поступающим на работу, соответствующих документов.

Правила о документах, предъявляемых при заключении трудового договора, установлены в ст. 65 Кодекса.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству, перечислены в ст. 283 ТК РФ. При приеме на работу по совместительству в другую организацию работник обязан предъявить работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления диплома или иного документа об образовании или профессиональной подготовке либо их надлежаще заверенных копий, а при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда - справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на всей территории России. На сегодняшний день паспорт обязаны иметь все граждане Российской Федерации, достигшие 14 лет и проживающие на территории Российской Федерации (п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 828).

Понятие "иных" документов, удостоверяющих личность гражданина, Кодекс не раскрывает. В настоящее время универсального перечня таких документов, применимого к различным видам общественных отношений, не существует. Однако специальными нормативными правовыми актами применительно к регулируемым им видам отношений такие документы в ряде случаев определяются (например, Указ Президента РФ от 21 декабря 1996 г. N 1752 "Об основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации"; постановление Правительства РФ от 17 июля 1995 г. N 713 "Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию").

На основе анализа подобных правовых актов можно рекомендовать работодателям на практике исходить из того, что обычно под иными, помимо паспорта, документами, удостоверяющими личность, понимаются: свидетельство о рождении - для лиц, не достигших 14-летнего возраста; заграничный паспорт - для постоянно проживающих за границей граждан, которые временно находятся на территории Российской Федерации; удостоверение личности - для военнослужащих (офицеров, прапорщиков, мичманов); военный билет - для солдат, матросов, сержантов, и старшин, проходящих военную службу по призыву или по контракту; справка об освобождении из мест лишения свободы - для лиц, освободившихся из мест лишения свободы; иные документы, удостоверяющие личность гражданина, выдаваемые органами внутренних дел.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Как уже было отмечено, трудовая книжка не предъявляется работодателю, когда лицо уже имеет основную работу и поступает на работу по совместительству, а также в случае, когда трудовой договор заключается впервые. В последнем случае работодатель, согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ, после оформления приема на работу выдает работнику заполненную трудовую книжку.

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования является документом, содержащим страховой номер индивидуального лицевого счета и анкетные данные застрахованного лица (фамилию, имя и отчество; фамилию, которая была у застрахованного лица при рождении; дату рождения; место рождения; пол). В соответствии со ст. 7 Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г.) указанное свидетельство выдается каждому застрахованному лицу Пенсионным фондом РФ и его территориальными органами. Лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору, получает данное страховое свидетельство по месту работы. Согласно ч. 4 ст. 65 Кодекса обязанность оформить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования при заключении трудового договора впервые возлагается на работодателя. Несовершеннолетние в возрасте до 14 лет не могут быть субъектами государственного пенсионного страхования, за исключением тех из них, которые получают пенсию по случаю потери кормильца. Страховые свидетельства государственного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц.

Документы воинского учета при поступлении на работу должны предъявлять лица, подлежащие воинскому учету. Согласно п. 3 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 25 декабря 1998 г. N 1541, к таким лицам относятся граждане:

a) а) мужского пола, годные по состоянию здоровья к военной службе;

b) б) женского пола, годные по состоянию здоровья к военной службе и имеющие специальность по перечню специальностей, при наличии которых граждане женского пола подлежат постановке на воинский учет (этот перечень является приложением к Положению о воинском учете).

Не подлежат воинскому учету граждане: освобожденные от исполнения воинской обязанности в соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" (с изм. и доп. от 17 октября 2005 г.):

a) проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу;

b) отбывающие наказание в виде лишения свободы;

c) женского пола, не имеющие военно-учетной специальности.

Пункт 27 Положения о воинском учете устанавливает, что в качестве документов воинского учета гражданам, пребывающим в запасе, выдается военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), а гражданам, подлежащим призыву на военную службу, - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Виды документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний определяются в соответствии с законодательством. Например, согласно ст. 27 Закона РФ "Об образовании" образовательное учреждение в соответствии с лицензией выдает лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы о соответствующем образовании и (или) квалификации. Форма документов определяется самим образовательным учреждением. Указанные документы заверяются печатью образовательного учреждения. Образовательные учреждения, имеющие государственную аккредитацию и реализующие общеобразовательные (за исключением дошкольных) и профессиональные образовательные программы, выдают лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы государственного образца об уровне образования и (или) квалификации. Гражданам, завершившим послевузовское профессиональное образование, защитившим квалификационную работу (диссертацию, по совокупности научных работ), присваивается ученая степень и выдается соответствующий документ.

Частью 2 ст. 65 ТК РФ установлено, что нормативными правовыми актами федерального уровня (за исключением ведомственных) в отдельных случаях с учетом специфики работы может быть предусмотрено обязательное предъявление при заключении трудового договора и иных, помимо указанных в ч. 1 ст. 65 ТК РФ, документов.

То есть в исключительных случаях при оформлении на работу (в связи с ее спецификой) могут понадобиться и иные документы, но только если указание на то содержится в нормативном акте.

Так, при оформлении трудового договора с несовершеннолетним работодателю понадобится справка, подтверждающая прохождение медицинского осмотра. Поскольку, как уже говорилось ранее ст. 266 ТК РФ называет предварительный медосмотр в качестве непременного условия при приеме на работу этой категории граждан. Например, ст. 213 Кодекса предусматривает обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры лиц, поступающих на тяжелые работы и работы с вредными и (или) опасными условиями труда (в т.ч. на подземные работы), а также на работы, связанные с движением транспорта. Указанные медицинские осмотры (обследования) проходят также лица, поступающие на работу в организации пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводные сооружения, лечебно-профилактические и детские учреждения, а также в некоторые другие организации.

При заключении трудового договора с лицами, прибывшими в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, дополнительным документом, который такие лица обязаны предъявлять работодателям, является медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в указанных местностях и районах (ст. 324 ТК РФ).

Если трудовой договор заключается с иностранным гражданином, работодатель должен убедиться, что он располагает разрешением на осуществление трудовой деятельности в России (ч. 2 п. 4 ст. 13 Федерального закона "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации").

Работодателю, принимая от соискателя документы, необходимо обращать внимание на их юридическую состоятельность. Паспорта с истекшим сроком действия, трудовые книжки устаревшего образца (после введения в действие новых форм), копии диплома вместо оригинала - вот далеко не полный перечень "негодных" документов, которые иногда используются для заключения трудового договора, ставя при этом под сомнение его юридическую чистоту. Так, следует помнить, что срок действия паспорта гражданина:

- от 14 лет - до достижения 20-летнего возраста;

- от 20 лет - до достижения 45-летнего возраста;

- от 45 лет - бессрочно.

По достижении гражданином (за исключением военнослужащих, проходящих службу по призыву) 20-летнего и 45-летнего возраста паспорт подлежит замене.

Военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, паспорта выдаются или заменяются по месту их жительства по окончании установленного срока военной службы по призыву.

Представим себе ситуацию. При зачислении на работу будущий сотрудник предъявил трудовую книжку старого образца. Полистав странички документа, вы обратили внимание на то, что оформлена она совсем недавно (после 1 января 2004 года, тогда в ходу уже были новые формы).

На наш взгляд, в таком случае, поступить необходимо следующим образом. Получив от работника устаревший бланк, прежде всего, следует объяснить ему, что документ недействителен и по этой причине отраженный в нем стаж не будет учтен органом Пенсионного фонда. Постарайтесь, чтобы ваш сотрудник понял - исправить положение можно, но для этого ему необходимо (когда речь пойдет о назначении пенсии) представить справку с последнего места работы о заработанном стаже.

После этого вам необходимо оформить для сотрудника новую трудовую книжку и внести в нее запись о работе в вашей организации под N 1.

Обратите внимание еще на один важный момент. Оформляя нового сотрудника, не принимайте вместо оригинала нотариально заверенную копию документа. Копия свидетельствует лишь о наличии документа, не обладая при этом его юридической силой.

Если требуемый документ утрачен или пришел в негодность, заменить его может только выданный в установленном порядке дубликат. Нельзя оформлять отношения с работником на основании копии документа и в том случае, если он обещает принести оригинал позднее.

Необходимо иметь в виду, что в случае представления работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора такой трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора, могут определяться Кодексом (например, ст. 65, 213, 266, 283, 324), а также названными федеральными нормативными правовыми актами, которые перечислены в ч. 3 ст. 65 Кодекса в исчерпывающем перечне. Иными, помимо указанных здесь, нормативными правовыми актами не могут устанавливаться виды документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Например, не могут быть предусмотрены такие документы в правовом акте федерального органа исполнительной власти (ведомственном акте), правовом акте субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления.

Тем более недопустимо предусмотреть дополнительные виды документов, предъявляемых при заключении трудового договора, в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).

Запрет, предусмотренный в ч. 3 ст. 65 Кодекса, установлен в императивной норме. Поэтому отказ в заключении трудового договора по мотиву непредставления документов, не предусмотренных законодательством, будет являться необоснованным. Такой отказ может быть обжалован в порядке, установленном в ч. 6 ст. 64 Кодекса.

Работодатель обязан выдать работнику расписку, подтверждающую прием тех документов, предъявленных при заключении трудового договора, которые будут храниться у работодателя.

Обратим внимание, что информация, содержащаяся в документах, необходимых для заключения трудового договора, относится к персональным данным работника. На нее распространяется правовой режим, установленный ст. 85-90 гл. 14 ТК РФ.

Понятие "персональные данные" в ст. 85 ТК РФ определяется как информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Здесь же сформулированы и основные требования, предъявляемые законодателем к обработке персональных данных, то есть к процессу их сбора, хранения, передачи или любого другого использования.

Остановимся подробнее на самых первых этапах работы с персональными данными - на их получении и проверке. Ведь именно с этими процедурами работодателю в первую очередь приходится иметь дело при приеме нового сотрудника, и с ними же связано большинство нарушений в сфере использования личной информации.

Вся информация, которую работодатель вправе потребовать от сотрудника либо соискателя, должна иметь непосредственное отношение к самому процессу труда. Собирать данные о личной, частной жизни гражданина (такие, как наличие в прошлом судимостей, жилищные условия, вероисповедание, подробные сведения о родственниках и т.п.) работодатели просто не вправе.

Очень часто работодатель хочет знать о своем работнике гораздо больше, чем это предписывает закон. С этой целью при оформлении приема на работу используются всевозможные анкеты. В таких ситуациях, самое серьезное нарушение закона со стороны работодателя заключается в том, что требование по заполнению анкеты ставится как одно из условий для заключения трудового договора. Тогда как наличие такого документа трудовым законодательством не предусмотрено. Анкета может носить лишь вспомогательный характер и служить только для выяснения деловых и профессиональных качеств работника. Работник вправе отказаться от ее заполнения, ведь в соответствии с законом его деловой портрет вы должны составлять только на основании документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ.

При проведении анкетирования работодателю следует помнить о том, что п. 4 ст. 86 ТК РФ запрещает получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни. Информацию о частной жизни работника можно получать, только если она непосредственно связана с вопросами трудовых отношений. Кроме того, необходимо наличие письменного согласия сотрудника на сбор таких сведений. Поэтому, если соискатель не желает отвечать на вопрос анкеты, к примеру, о том, страдают ли его родственники алкоголизмом или наркоманией, нельзя заставить его сообщить такую информацию вы. Если для работодателя это крайне важно, он должен получить от сотрудника согласие в письменной форме и приготовиться доказать в случае судебного разбирательства, что, во-первых, согласие было добровольным, а во-вторых, данные сведения непосредственно связаны с работой.

Как правило, работодатель при первом знакомстве с кандидатом на вакантную должность просит его показать резюме. Чаще всего резюме содержит биографические данные человека, сведения об образовании и опыте работы, то есть, иными словами, профессиональный портрет соискателя. Как уже заметили, резюме не является документом и его предъявление не обязательно при приеме на работу. А значит, отсутствие резюме не может повлечь за собой никаких правовых последствий для соискателя. Тем более что практически вся информация, обычно включаемая в резюме, доступна через другие источники - предыдущие места работы отражены в трудовой книжке, а о карьерных достижениях соискатель может сообщить устно или через анкету.

Общий принцип получения персональных данных, закрепленный в ст. 86 ТК РФ, сводится к тому, что все персональные данные работника следует получать у него самого. Однако тут же приводится оговорка: если такую информацию можно получить только у третьей стороны, то работник уведомляется об этом заранее и от него непременно должно быть письменное согласие. Работодатель в этом случае сообщает работнику о целях, предполагаемых источниках и способе получения персональных данных, а также о характере этих данных и о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Данные о работнике, предоставляемые третьей стороной, также могут выражаться в различных формах, но как правило это официальный документ, выданный правомочным органом. В этом случае важна не только информация, содержащаяся в документе, но и сам документ должен отвечать определенным требованиям (печать организации, подпись надлежащего должностного лица и т.п.). Примером получения персональных данных от третьих лиц может служить справка из органов загса об изменении фамилии в том случае, если работник не может подтвердить этот факт каким-либо другим документом.

Трудовое законодательство предусматривает довольно суровую ответственность для работодателя за нарушение норм о работе с персональными данными. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (ст. 90 ТК РФ).

В КоАП этой теме посвящена ст. 13.11. В ней говорится, что нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах наказывается штрафом. На должностное лицо может быть наложен штраф от 5 до 10 МРОТ, а на юридическое лицо - от 50 до 100 МРОТ.

Не обойден вопрос защиты персональных данных и в уголовном законодательстве. В УК РФ предусмотрено две статьи - 137 (нарушение неприкосновенности частной жизни) и 138 (нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений). Максимальная санкция по этим нормам предусматривает арест на срок до шести месяцев.