должностные инструкции zarabotu.ru

Главная > Принятие решений

Планирование рабочего времени


Любой ресурс при эффективном его использовании может приносить больше выгоды. Поэтому менеджер обязан очень внимательно подходить к планированию своей занятия , прежде всего, к использованию своего времени.
Существует ряд «симптомов», которые позволяют определить, допускает ли руководитель ошибки в использовании времени. При наличии этих «признаков » руководителю следует тщательно обдумать, как необходимо поступить, чтобы исправить существующее положение.
1. Имеется слишком большое количество работ, которые необходимо выполнить. Кажется, что действовать нужно быстрее, однако понятно, что повышать скорость уже невозможно.
Чем больше задач стоит перед руководителем в конкретный момент, тем сложнее их выполнить. Когда имеется масса целей, которые, как кажется, требуют немедленного выполнения, возникает спешка. А спешка всегда плохо сказывается на качестве работы. Ситуация «цейтнота», несомненно, представляет собой очень яркое проявление того, что руководитель не в состоянии выделить наиболее важные задачи и отложить выполнение менее важных задач на более позднее время.
Кроме того, слишком большущая загруженность руководителя свидетельствует о том, что он занимается делами, от которых ему следовало бы отказаться. Другими словами, он берет на себя дела, которые можно было бы перепоручить подчиненным. Основная задача руководителя — обеспечивать максимально эффективное использование ресурсов. Люди объединяются в организации и распределяют между собой обязанности лишь в тех случаях, когда один человек не в состоянии выполнить все работы. Поэтому преимущества руководителя связаны не только с его работоспособностью и умением концентрироваться, но и с умением так организовать работу других людей, чтобы она была эффективной и легко контролируемой.
Конечно, иногда надежней сделать что-то самому, чем поручить работу другому человеку. Но если подобные мысли возникают, руководителю должно задуматься о том, что в его деятельности что-то не так. Если нет уверенности в том, что подчиненные будут качественно выполнять то, что им поручено, данное означает, что у руководителя не все благополучно, что он просто не в состоянии организовать деятельность других людей так, чтобы они были заинтересованы в хорошей работе.
Естественно, данное не означает, что руководитель должен перекладывать свои обязанности на плечи подчиненных. Просто необходимо четко устанавливать границу между тем, что ты делаешь сам, и тем, что обязаны делать другие люди.
2.  При выполнении работы постоянно возникают помехи — посторонние дела, на которые приходится отвлекаться. Например, неожиданно приходит посетитель, с которым обязательно нужно побеседовать, или возникает проблема, которую необходимо срочно решать, отказываясь от других, более важных дел.
Естественно, ценность этого критерия не абсолютна. Периодически начинаются «форс-мажорные» ситуации, в которых приходится бросать все дела и заниматься решением какой-либо проблемы. Поэтому этот критерий действует только в том случае, если этакие ситуации возникают очень часто.
Подобное положение также свидетельствует о неумении организовывать собственное время и перепоручать обязанности другим работникам. Лишь некоторые, наиболее важные дела требуют непосредственного участия начальника . По этой причине необходимо не только давать подчиненным поручения, но и делегировать некоторые права по принятию решений. Однако здесь необходимо быть осторожным. По крайней мере, делегируя личные полномочия, не забывайте контролировать принимаемые подчиненными решения и совершаемые ими действия.
3.  Постоянно не хватает времени, так что приходится задерживаться на работе или брать работу на дом.
Может показаться, что работа во внерабочее время свидетельствует об ответственности, то есть является положительным качеством. В целом это действительно так. Однако на самом процессе на нее можно посмотреть и иначе. Если работник не справляется со своими обязанностями, если ему необходимо дополнительное время, это означает, что он просто не может правильно создать свою работу. А отсутствие такого умения — это уже недостаток, а не преимущество.
Кроме того, нет ничего плохого в том, что работник использует время, официально отведенное ему на отдых, для отдыха, а не для работы. Нередко люди загружают себя так, что у них совершенно не остается свободного времени, из-вне чувства вины, как будто отдых представляет собой непростительную праздность. Это не так. Отдыхая, человек набирается сил для дальнейшей работы; хроническое отсутствие
отдыха рано или поздно скажется на ее качестве, поскольку приведет к переутомлению.
Впрочем, иногда действительно необходимо работать в нерабочее время. Однако такие ситуации единичны, встречаются крайне редко.
4. Выполняется много работы, однако основные проблемы изо дня в день остаются нерешенными.
Это также очень важный симптом, на который следует обратить внимание. Как правило, он заверяет о том, что работа запланирована неправильно, и много сил тратится просто впустую. Обычно достаточно более четко расставить приоритеты, чтобы ситуация разрешилась. Однако «разгребать» несделанную службу придется достаточно долго.
Как контролировать трату времени и реализацию планов?
1.  Пожалуй, наиболее эффективным средством контроля за тратой времени является использование записей и их разбор . Выделите хотя бы 10—15 минут в день на анализ того, как вы тратили время (например, просто составьте вечером план прошедшего дня). Проделав эту легкую операцию, вы увидите, как много времени было потеряно впустую на разговоры, ожидание, поиск бумаг, курение и прочие действия, от которых можно было бы отказаться.
этакий анализ необходимо сделать своей привычкой. Конечно, хорошо, если вы будете постоянно анализировать использование времени. Однако зацикливаться на этом тоже не стоит. По крайней мере, периодически (так , в течение одной недели раз в месяц) его следует проводить.
2.  Не ставьте большого количества задач, с которым вы заведомо не сможете справиться. Перегруженность скоро приводит к переутомлению, из-за которого удовольствие от работы снижается.
Кроме того, ставя перед собой слишком много задач, вы рискуете быть слишком самокритичными и неизменно испытывать недовольство собой. Совершенно естественно ругать себя за то, что работаешь мало и не успеваешь сделать все. Однако человеческие силы ограничены, а потому слишком высокие требования к себе опасны. Если человек бездельничал и ничего не сделал, он может жалеть об этом. Однако, если человек работал, вкладывая в свои действия все свои силы, ему незачем ругать себя, просто он требует от себя слишком многого.

Еще

<<< Делегирование полномочий
Сущность конфликта, его разновидности. структура конфликта >>>

Интересное

Должностная инструкция диспетчера по выпуску автотранспорта Медсестра функциональной диагностики обязанности Обязанности акушера гинеколога Обязанности сестры хозяйки в больнице Оператор поста централизации Основания возникновения трудовых отношений Пробоотборщик

Рейтинг:
  • Итоги рейтинга 3.00/5
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
3.0/5 (2 голоса)