Организация переговоров

Допустим, принято решение о проведении переговоров у вас. В этом случае необходимо решить ряд организационных вопросов.

Если оппонент приезжает в ваш город, вы должны позаботиться о его встрече и размещении. Особое уважение подчеркивается тем, что оппоненту предоставляется гид, который сопровождает его по городу и участвует в проведении культурной программы.

Если встречают вас, не забывайте, что гид вполне может информировать другую сторону о вашем настроении и высказываниях, косвенно характеризующих ваши цели или состояние. Более того, не исключена ситуация, когда гид будет определенным образом формировать ваше настроение. Поэтому решайте сами, принять услуги гида или лучше отказаться от них.

Особый интерес встречающая сторона проявляет к вопросу о том, на какое число заказаны билеты обратно. Эта информация тоже может быть использована для создания при необходимости искусственного цейтнота в работе.

Следующий вопрос, который необходимо решить, — подбор помещения для переговоров. Успех переговоров предопределяется большим набором компонентов, к числу которых можно отнести доступный для всех телефонный аппарат для связи с «внешним миром», просторная комната для переговоров, комната для проведения конфиденциальных встреч и др.

Далее вы должны позаботиться об удобной мебели. Было бы нелишним, помимо стола для переговоров, иметь поодаль еще один. Он используется во время коротких перерывов для того, чтобы выпить чашечку кофе или чая. Вокруг него формируется уютный и комфортабельный уголок, где в сложных, а порой и тупиковых ситуациях можно изменить настроение оппонента. Это поможет вам «отключить» его на время от жарких баталий. Вспомните, после таких перерывов продуктивность несколько падает, и необходимо время для восстановления работоспособности. Переговоры после приема кофе или чая могут пойти в иной тональности.

Обсудим еще один вопрос — в какой день организовать встречу.

В понедельник людям необходимо время для адаптации к рабочему ритму после двух дней отдыха. С другой стороны, в понедельник люди чувствуют себя отдохнувшими. Из сказанного можно сделать вывод: если встреча планируется в течение всей недели, лучше начинать работу в понедельник; если встреча продолжится один или два дня, перенесите начало работы на вторник.

Пятницу обычно Проводят в предвкушении выходных дней. В этой связи вряд ли целесообразно начинать серьезную работу в пятницу. Особенно не рекомендуется организовывать в пятницу встречи, во время которых возможно получение неприятной информации и критики. В этом случае за выходные дни вести обрастут преувеличениями и домыслами и в понедельник люди приступят к работе скорее с плохим настроением, чем с желанием исправить ситуацию.