должностные инструкции zarabotu.ru

Главная > Принятие решений

Коммуникация как организационный движение


Коммуникация, то есть передача информации, наряду с управленческими решениями, является еще одним связующим организационным процессом. Это видно уже хотя бы из того, что вывод , которое было принято, должно быть передано всем людям, от которых зависит его реализация. Если этого не произойдет, причем быстро и эффективно, то решение просто не будет реализовано.
Под коммуникацией понимают обмен информацией между людьми и их объединениями в процессе взаимодействия. Говоря о коммуникациях, имеют в виду совокупность действий людей, связанных с передачей информации и ее обработкой при помощи разнообразных средств и инструментов. Коммуникации в менеджменте выполняют очень важную функцию, которую принято называть связующей. Эта функция проявляется в двух аспектах.
Процесс коммуникации обязательно включает следующие компоненты:
коммуникантов (участников коммуникации) — отправителя, то есть лицо, которое отбирает информацию, создает сообщение и отправляет его, и получателя — того, кому адресовано сообщение;
сообщение — материально воплощенный текст, который выступает в роли носителя информации. Сообщение всегда обладает определенной целью, поскольку отправитель, формируя сообщение, стремится вызвать определенную реакцию получателя или изменение его состояния (прежде всего — в осведомленности о том, что произошло, происходит или может произойти);
шифр — совокупность знаковых средств, которые используются при передаче сообщения. Код обязательно должен быть общим для коммуникантов: если два человека не владеют одним и тем же языком, они не могут вступить в коммуникацию. В качестве кода могут выступать язык, изображения и даже отдельные предметы, используемые в знаковой функции;
канал — средство, которое используется ради передачи информации;
шум — любые помехи, которые препятствуют адекватной передаче информации, то есть приводят к тому, что сообщение понимается получателем неправильно или вообще не может иметься понято. К помехам относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, или различия в статусе, с которыми связано предвзятое отношение к собеседнику. Естественно, преградой для обмена информацией могут служить и технические неполадки в собственном смысле слова (например, плохая работа факса). К ним также относятся различия в понимании символов, обусловленные различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями или плохим владением языком. Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнеров, их лени или, наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости и т. д.
Информация — данное сведения и знания о действительности, которые отчуждаются от их носителя в виде сообщений и благодаря которым уменьшается неопределенность. Способность информации снимать неопределенность — одно из наиболее важных ее качеств , от которых зависит ценность информации. Человеческая деятельность нередко зависит от того, знаем ли мы о том, что произошло, произойдет или имеет место в настоящий момент. незнание о некоторых аспектах положения вещей, значимых с точки зрения стоящих перед человеком или организацией целей, иногда является существенным препятствием, мешающим принимать решения и действовать. Чем больше уровень неосведомленности, тем более ценной является информация; чем больше значимость сведений о действительности с точки зрения целей, стоящих перед организацией и человеком, тем более ценной оказывается информация.
нынешний менеджер, как показывают исследования, тратит от 50 до 90% рабочего времени на обмен информацией. В современных условиях обладание информацией означает обладание мощнейшим ресурсом, реальной властью. С другой стороны, избыток информации нередко оказывается настолько же существенным, как и ее недостаток, а потому менеджер должен уметь отделить нужную информацию от ненужной.
Значение информации в деятельности человека стало основной причиной того, что информация в современном обществе является объектом купли-продажи. Информационный бизнес начал формироваться в начале 60-х годов прошлого века и уже в 70—80-е годы стал самостоятельной сферой человеческой деятельности. Например, в США к началу 80-х годов занятость в данной сфере бизнеса составила возле 60% от совокупной занятости населения. В настоящее время информационный бизнес — огромнейшая сфера экономической деятельности; так, к 2000 году потребление информационных технологий достигло уровня 4 триллионов долларов.
Такая высокая значимость информации в современном мире привела многих ученых к выводу о том, что современное общество вступило на новую стадию своего развития — стадию информационного общества.
При этом к информационному бизнесу следует относить как коммерческие услуги по предоставлению информации (например, продажу информации о состоянии рынка, полученной в результате маркетинговых исследований, небольшим организациям, не способным проводить такие исследования самостоятельно), так и разработки в области информационных технологий — технологий, позволяющих хранить, обрабатывать и передавать информацию. В соответствии с определением, принятым ЮНЕСКО, под информационными технологиями понимают:
  комплекс связанных друг с другом научных, технологических и инженерных дисциплин, изучающих эффективность организации деятельности людей, которые занимаются обработкой и сохранением информации;
  технику, используемую при организации взаимодействия между людьми и производственным оборудованием;
  наконец, связанные с этим экономические, социальные и культурные проблемы.
Информация весьма важна, поскольку она необходима для принятия решений. В связи с этим информация может характеризоваться с точки зрения ряда качеств.
1.   Полнота. Информация считается полной, если ее достаточно для того, чтобы принять решение. Это качество, естественно, относительно. И действительно, иногда для принятия решения приходится использовать всю доступную информацию, однако она не может быть полной. Другими словами, информация может быть более или менее полной, и чем более полна информация, тем меньше неопределенность.
2. Достоверность. сведение достоверна, если она не искажает реального положения дел. Когда люди намеренно искажают информацию или сообщают о том, чего в действительности не было и нет, страдает именно данное качество. При этом люди могут не лгать, просто искажая факты.
3.  Актуальность. Информация актуальна, если она отвечает потребностям, которые имеются в данной условия . Со временем информация утрачивает свою актуальность. Происходит это с разной скоростью: чем более общей является информация, тем медленнее она утрачивает актуальность.
4.  Доступность. каждая информация, необходимая для принятия решений, должна быть доступной. Как правило, доступность реализуется в наличии прямого доступа к носителям, на которых закреплена информация. Например, если какая-то информация постоянно необходима тому или иному работнику или подразделению, целесообразно сделать ее доступной: работник или подразделение не должны зависеть от того, кто предоставляет им эту сведение . Другими словами, в этом случае необходим прямой доступ к информации (базам данных, документам и т д.).
5. Языковая ясность. Любая информация должна формулироваться четко и ясно. Самым ярким проявлением этого качества является то, что информация должна быть выражена на языке, понятном для ее получателя. Это касается и использования национального стиля ,
и использования определенной разновидности национального языка (специального языка, связанного с определенной областью деятельности, жаргонов). Кроме того, формулировки должны быть достаточно простыми, чтобы адресату не приходилось прилагать слишком большие усилия в процессе восприятия сообщения.
В целом информацию, которая является значимой с точки зрения функционирования организации, принято называть управленческой. Управленческая сведение — это совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.
Можно выделить два типа информации с точки зрения ее влияния . на процесс производства:
1)   ситуационная информация — это информация о выполнении определенного этапа работ, необходимая для начала следующего этапа другим подразделением; информация о начинающихся проблемах и отклонениях в запланированной деятельности и т. д.;
2)   организационная информация — информация, определяющая общие правила деятельности: распределение функций, обязанности и т. д.
Кроме того, управленческая информация может быть классифицирована по целому ряду признаков:
а)  с точки зрения назначения, управленческая информация бывает одноцелевой (если она объединена с решением одной проблемы) и многоцелевой (если она используется при решении нескольких проблем);
б) с точки зрения степени готовности, информация может быть первичной (несистематизированные сведения ), промежуточной (сведения, прошедшие процесс предварительной «очистки» и систематизации) и конечной (информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);
в)  с точки зрения полноты, информация бывает частичной (если может использоваться только в совокупности с другой информацией) или комплексной (если дает всесторонние сведения);
г)  с точки зрения уровня надежности, информацию можно разделить на достоверную (если ее нельзя поставить под сомнение) и вероятностную (при невозможности получить надежные сведения в силу особенностей объекта, искажений при трансляции , заведомого распространения ложных сведений).
Коммуникация — это сложный процесс, включающий многочисленные действия, которые совершают его участники. Можно выделить следующие этапы коммуникации:
1) формирование информации — определение целей, стоящих перед отправителем, а также значимой с точки зрения этих целей информации, то есть информации, которая должна быть передана, чтобы эти цели имелись достигнуты. На данном этапе рождается замысел сообщения, то есть определяется, какая информация должна быть передана, кому она будет передана, каким образом это будет сделано и т. д. Другими словами, вместе с сообщением формируется и намерение, план действий;
2)   кодирование — этап, на котором информация облекается в слова или вторые знаки, объединяемые в рамках одного текста;
3)   передача сообщения, для которой используются те или иные каналы коммуникации;
4)   декодирование — процесс «расшифровки», соображения сообщения и стоящего за ним намерения;
5)   обратнаясвязь — реакция получателя на переданную ему информацию, которая позволяет отправителю понять, что его сообщение либо было воспринято верно или неправильно, либо вообще не было воспринято.
Например, нам необходимо подготовить письмо в другую организацию, в котором мы должны сообщить об условиях, на которых мы готовы принять поступившее из нее предложение. Сначала мы должны решить, что именно следует сообщить, о чем не следует писать, поскольку это несущественно, а также какова довольно композиция письма. Другими словами, мы сформируем сообщение. Затем мы переведем наши мысли в слова и предложения, то есть напишем письмо (это этап кодирования).
Когда послание написано, его нужно отправить. В настоящий момент это возможно несколькими способами: по почте, по факсу, по электронной почте и т. д.; выбор средства зависит от наших предпочтений, временных требований, необходимости соблюдать нормы этикета и т. п. Таким образом, мы осуществляем передачу сообщения. Когда адресат получит письмо, он его прочитает, то есть декодирует информацию, выраженную при помощи слов («переведет значки на бумаге или экране монитора в мысли»). Наконец, он каким-то образом реагирует на то, что мы ему сообщили, например, высылает гневный ответ, обвиняя нас во всех смертных грехах, в частности, — в желании поживиться за его счет, или просто предлагает свои условия, или соглашается с тем, что ему предложили мы. В любом случае реализуется обратнаясвязь: на ее основании мы понимаем, что наше послание имелось получено и воспринято. При этом нужно иметь в виду, что отсутствие реакции также является обратнойсвязью, поскольку отсутствие ответа обычно рассматривается как отрицательный ответ. Для большинства людей данное очевидно, когда они не получают ответа на письмо, то есть выступают в качестве отправителя, который ожидает обратной связи;
при этом они нередко удивляются, когда решение неожиданно приходит (например, спустя два месяца). Однако обычно забывают о том, что на полученное письмо необходимо ответить — иначе любое дело может погибнуть в период его зарождения.

Еще

<<< Аттестация кадров
Перестановка кадров по результатам аттестации. >>>

Интересное

Виды организационных структур Должностная инструкция банковского работника Должностная инструкция методиста дома культуры Должностная инструкция работника склада Должностные инструкции работников бухгалтерии Инспектор безопасности должостная Оператор дефектоскопной тележки

Рейтинг:
  • Итоги рейтинга 1.00/5
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
1.0/5 (1 голос)