должностные инструкции zarabotu.ru

Главная > Антикризисные советы

будьте лаконичны и четки в устных и письменных докладах

Больше всего раздражает, когда сотрудник много времени тратит на путаный рассказ о том, что можно выразить одним предложением из 20 слов. Существует любопытная и широко распространенная тенденция включать в ответ на простой вопрос такие длинные отступления и такое большое количество комментариев, что сам ответ едва ли можно понять. От некоторых людей очень сложно дождаться четкого ответа, что в значительной степени подрывает их профессионализм. Нет сомнений, что лишь на немногие вопросы можно дать простой ответ, но нужно также понимать, что и вопрос должен быть сформулирован достаточно понятно. С другой стороны, в отдельных случаях могут понадобиться комментарии или некоторые важные дополнительные факты, чтобы осветить очевидное положение дел. Необходимо научиться доносить большой объем важной информации за короткий промежуток времени, столь ценного для каждого человека.

Прекрасный помощник в этом отношении — так называемая «перевернутая пирамида». Начните с ее основания, то есть с одного самого значимого факта, который необходимо понять, прежде чем двигаться дальше. Часто этот вывод является очевидным. Постепенно расширяйте пирамиду, высказывая одно предложение за другим. В таком стиле вы сможете донести до каждого сотрудника самые сложные и общие понятия. Даже если в конце доклада окажется, что кто-то не понял ваши объяснения, не переживайте по этому поводу, все вникнут в основной смысл, так как вы начинали с самого принципиального, говоря другими словами, главного или простого вывода. Едва ли можно сделать что-либо лучше, чем принять этот метод представления информации, преподнеся факты в порядке важности. Этим способом часто пользуются журналисты, зная, что эфир может быть прерван в любую минуту.

Правильно формулируйте свои мысли

Это утверждение кажется почти банальным, но все же многие теряют доверие своих руководителей и коллег из-за привычки выдвигать предположения в ситуациях, когда точный ответ на вопрос им неизвестен. Ответ должен быть построен таким образом, чтобы избежать неприятных последствий, так как неверный ответ хуже, чем его отсутствие. Если вы не знаете, что сказать, произнесите: «Я сейчас все уточню». Если вы сомневаетесь, определите точную степень уверенности или приведите в качестве примера рассказ об аналогичной ситуации, на которой основано ваше предположение. Репутация ответственного и надежного сотрудника станет вашим «золотым» качеством.

Конечно же, это имеет непосредственное отношение к письменным отчетам, предположениям и т. п., так же как к устным выступлениям

и обсуждениям. Ошибкой будет представлять на рассмотрение и утверждение отчет без предварительной и тщательной проверки. Особенно это опасно при работе с официальными отчетами, когда они демонстрируются или, хуже того, отправляются по почте с грубейшими ошибками и недочетами.

Еще

<<< каждый руководитель должен знать, что происходит в его отделе
не стесняйтесь — говорите громко и отчетливо, выдвигайте свои суждения и идеи >>>

Интересное

Диетсестра обязанности Должностная инструкция токаря Доходы не облагаемые налогом Междусменный отдых Обязанности составителя поездов Рамщик Распределитель работ должностная инструкция

Рейтинг:
  • Итоги рейтинга 2.00/5
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
2.0/5 (1 голос)